Come sarà quando le PA passeranno al digitale dimenticando la carta.

Come sarà quando le PA passeranno al digitale dimenticando la carta.

Il 12 agosto 2016 è la data entro la quale tutte le PA si sarebbero dovute adeguare alle norme del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 8 del 12 gennaio 2015 che prevedeva che tutti i documenti, anche delle pubbliche amministrazioni,  fossero formati esclusivamente e nativamente in digitale, quindi senza più utilizzare carta.

Il 12 agosto di un anno fa quindi, tutte le Pubbliche Amministrazioni avrebbero dovuto aggiornare i sistemi di gestione informatica al fine di produrre in formato digitale tutti gli originali dei documenti amministrativi che devono gestire. In quel periodo però è stata disposta una sospensione per le PA delle regole tecniche sulla formazione dei documenti, ad oggi quindi le PA ancora non si sono adeguate e non ci sono sicurezze su quando questo potrà avvenire.

Quando si riuscirà a trovare una soluzione e le PA riusciranno ad adeguarsi, seguendo le indicazioni del decreto, il documento informatico dovrebbe essere formato rispettando determinati criteri tra cui l’utilizzo di appositi strumenti software o l’acquisizione di un documento informatico per via telematica o su supporto informatico. È inoltre consentita l’acquisizione della copia per immagine su supporto informatico di un documento analogico e anche quella di una copia informatica di un documento analogico. È considerata idonea la registrazione informatica delle informazioni che provengono da transazioni o processi informatici o dalla presentazione telematica di dati, attraverso moduli o formulari resi disponibili dall’utente. Infine è consentita la generazione o raggruppamento di un insieme di dati o registrazioni anche appartenenti a più soggetti seguendo però una struttura logica predeterminata.

Nel decreto si stabilisce che il documento informatico assume la caratteristica di immodificabilità se redatto in modo che forma e contenuto non siano alterabili durante le fasi di tenuta e accesso e ne sia garantita la staticità nella fase di conservazione. Inoltre, il decreto consente che venga memorizzato in un sistema di gestione informatica dei documenti o di conservazione la cui tenuta può anche essere delegata a terzi.

Questa importante novità avrebbe portato ad una uniformità di classificazione e archiviazione dei documenti, favorendo una più efficiente comunicazione tra gli uffici della stessa amministrazione. Nel caso in cui il procedimento interessi più unità, ogni ufficio ha una diversa abilitazione (alla consultazione, all’inserimento, alla modifica) rilasciata dall’amministrazione, aumentando quindi il livello di sicurezza.

Per leggere tutti i dettagli che riguardano Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014 clicca qui