Nuove regole tecniche per la conservazione dall’11 Aprile

Nuove regole tecniche per la conservazione dall’11 Aprile

È scaduto l’11 Aprile il termine ultimo per adeguarsi alle nuove regole tecniche di conservazione digitale. Tutti sono tenuti ad aggiornarsi: i privati e anche la pubblica amministrazione.

Entrano in vigore nuove norme che superano quelle della deliberazione CNIPA 11/2004 (http://www.agid.gov.it/sites/default/files/circolari/deliberazione-cnipa-19-02-04_0.pdf) che descriveva le “Regole tecniche per la riproduzione e conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali” che si rivela ormai obsoleta al giorno d’oggi.

Le nuove norme prevedono che la conservazione possa essere svolta all’interno della struttura organizzativa dello stesso soggetto produttore, oppure che possa essere affidata a soggetti pubblici o privati esterni, purché offrano le giuste garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’AgID.

Nel D.P.C.M. 3 dicembre 2013 si specifica che il sistema di conservazione digitale deve garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità del documento dalla presa in carico fino all’eventuale scarto.

Sono definiti, inoltre, gli oggetti della conservazione e stabilisce che devono essere trattati dal sistema di conservazione in pacchetti informativi:

  1.  pacchetti di versamento;
  2.  pacchetti di archiviazione;
  3.  pacchetti di distribuzione.

E anche quali sono i soggetti principali che sono coinvolti nel processo di conservazione:

  1.  il produttore;
  2.  l’utente;
  3.  il responsabile della conservazione.

Quest’ultimo detiene un ruolo di fondamentale importanza. Deve definire le caratteristiche e i requisiti del sistema di conservazione, in funzione della tipologia dei documenti da conservare. Gestire il processo di conservazione e garantire nel tempo la conformità alla normativa vigente. Deve inoltre provvedere all’intera gestione (con verifiche periodiche, le cui garanzie sono la conservazione e l’adozione di misure necessarie per la sicurezza) in piena autonomia. È inoltre tenuto a redigere il Manuale di conservazione che illustri dettagliatamente l’intera organizzazione. Nel manuale si devono trovare tutti i dettagli utili alla gestione e alla verifica del funzionamento del sistema di conservazione anche sul lungo termine, tra cui i soggetti coinvolti, specificandone i ruoli, la descrizione delle modalità di presa in carico di uno o più pacchetti di versamento, la tipologia dei documenti conservati, le misure di sicurezza adottate.

Viene inoltre descritto nel dettaglio ciò che deve prevedere il processo di conservazione, a partire dalla presa in carico fino all’eventuale scarto del pacchetto di archiviazione in seguito alla scadenza dei termini di conservazione previsti dalla norma e dopo averne informato il produttore.

Qui (http://www.agid.gov.it/sites/default/files/leggi_decreti_direttive/dpcm_3-12-2013_conservazione.pdf) si può leggere il documento completo.

Italarchivi, che fonda la propria professionalità sull’esperienza acquisita, senza però dimenticare mai quanto sia importante un continuo e doveroso aggiornamento, offre diverse soluzioni che rispettano le normative vigenti,  tra le quali scegliere quella più adatta alle proprie necessità.